Was ist Marketing Automation?

Viele verantwortliche Führungskräfte wissen noch nicht, was sich hinter den Begriffen, Marketing Automation bzw. Marketing Automatisierung eigentlich verbirgt. Dabei könnten mit Marketing Automation viele der aktuellen Herausforderungen im Mittelstand gelöst werden. Sie sparen Arbeitsaufwand, Zeit und senken Kosten deutlich. Zum Beispiel…

  • Ihre Webseite wird zu einem exzellenten, virtuellen Verkäufer.
    • intelligente Chatbots können Webseitenbesucher aktiv ansprechen und zu Interaktionen anregen
    • Im B2B Bereich können selbst die Unternehmensdaten anonymer Webseitenbesucher DSGVO-konform identifiziert und deren Interessenschwerpunkte anhand der besuchten Inhalte qualifiziert werden. Mit Hilfe von Big Data Analytik werden die IP Adressen der Unternehmen Ihrer Besucher mit einer Firmendatenbank abgeglichen und Sie erhalten wertvolle Kontaktdaten und Argumentationsansätze für eine Direktansprache.
  • Ein Marketing Automatisierung System generiert für Sie aus Ihren Leads automatisiert neue Kunden und Aufträge oder unterstützt Sie bzw. Ihren Vertrieb bei der Akquisition mit automatisierten Kommunikationsprozessen massiv.
  • Ein solches System kann Ihre Gesprächs-Termine oder Ressourcen Belegungen automatisiert verwalten, Gesprächsteilnehmer professionell auf den Termin vorbereiten und briefen; Absagen automatisiert mit alternativen Buchungen ergänzen.
  • Es sorgt automatisiert für optimierte Prozesse, erinnert Mitarbeiter minutiös an wichtige Aufgaben und kontrolliert deren Ausführung. Damit werden viele potentielle Fehlerquellen von vorneherein ausgeschlossen.
  • Ebenso können Sie damit Zeitaufwand und Kosten im Personalmanagement enorm reduzieren. Damit erhöhen Sie Ihre Effizienz im Personalmanagement. Z.B. decken sie in der Personalbeschaffung mit einer einzigen Aktion viel größere Reichweiten in Hunderten von Stellenbörsen ab.
    • Sie organisieren Bewerber-Management und Vorstellungstermine automatisiert,
    • halten interessante Bewerber zweiter Wahl bei der Stange.
    • Darüber hinaus versenden sie automatisiert professionelle Absagen an Bewerber, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen oder die Sie für eine engere Auswahl nicht berücksichtigen wollen.
    • Ebenso werden professionelle Absagen an nicht berücksichtigte Bewerber der engeren Wahl versandt, die Türen für eine eventuelle Wiederaufnahme ins Bewerbungsverfahren offen halten.
    • Ein intelligentes Marketing Automation System kann Ihre neuen Mitarbeiter automatisiert onboarden und auf dem Niveau „Ihrer Besten“ einarbeiten.
    • Auch Fortbildung und Weiterbildung bestehender Mitarbeiter können Sie automatisiert oder teilautomatisiert durchführen, überwachen und kontrollieren.

Kerndefinition Marketing Automation

Die Begriffe Marketing Automatisierung und Marketing Automation umschreiben Software-Systeme die wiederkehrende digitale Kommunikationsprozesse automatisiert ausführen. Dabei kann sowohl innerbetriebliche als auch aus aus- und eingehende externe Kommunikation erfasst werden.

Kommunikationspartner erhalten automatisiert Informationen über verschiedene Kommunikationskanäle, wie Chatbots, Email Responder oder per SMS. Und Ihre Mitarbeiter erhalten aktiv Benachrichtigungen über die Reaktionen der Kommunikationspartner.  Dadurch entsteht eine Interaktion, die im System dokumentiert wird und mit Ihrem CRM synchron gehalten werden sollte.

Selbst komplexe Kommunikationsprozesse können damit intelligent automatisiert werden und jeder Mitarbeiter, der im Kundenkontakt steht, hat entsprechend seiner Berechtigungen Zugriff auf alle für ihn relevanten Korrespondenz-Aktivitäten.

zum Kommunikationssystem zählen Firmenhomepage, Blog der Webseite, Email, SMS, Messenger, Chatbots und Social Media Postings

Komponenten Marketing Automatisierung

Marketing Automatisierungs Systeme können zum Beispiel Sie bzw. Ihren Vertrieb auf Basis der gewonnenen Daten trigger- bzw. tag-gesteuert darüber benachrichtigen, wenn der günstigste Zeitpunkt gekommen ist, einen potentiellen Kunden zu kontaktieren. Z.B. wenn dieser gerade dabei ist, Ihr Angebot zu studieren oder wenn er sich auf Ihrer Webseite anhand bestimmter Inhalte informiert. Genauso könnte sein Besuch auf einer bestimmten Unterseite Ihrer Firmenhomepage automatisiert eine sofortige Benachrichtigung an Sie oder den verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter in Ihrem System auslösen. Solche wichtigen Benachrichtigung können Sie als Email und als SMS erhalten. Diese sind gleich mit Kontaktdaten versehen, so dass Sie mit einem Klick auf Ihrem Handy mit Ihrem Ansprechpartner verbunden sind.

Solche Marketing Automations Systeme arbeiten völlig unabhängig von Ihrer übrigen IT-Struktur und erfordern keine Investitionen in zusätzliche Hardware oder Software.  Aufwändige IT Projekte zur Implementierung  sind ebenso wenig erforderlich, wie planungsbedürftige Finanzierungen.

ROI’s rechnen sich kurz.

Marketing Automatisierung ist etwas anderes Email Marketing

Obwohl Email als Medium sowohl im Email Marketing als auch in der Marketing Automation genutzt wird, sind das zwei grundsätzlich verschiedene Strategien. Die typischen Email Marketing Responder arbeiten auf der Basis von statischen Listen ohne weitere Einzelheiten im Prozess zu berücksichtigen und versenden automatisiert in zeitlich definierten Abständen Follow Up Email Kampagnen.

Marketing Automatisierung hingegen bildet eine komplette Historie zu jedem Kunden. Diese wird laufend ergänzt. Sowohl durch automatisierte Protokolle sämtlicher Aktionen, die vom System automatisiert durchgeführt werden als auch durch manuell hinterlegte Protokolle, wenn Mitarbeiter im Kundenkontakt stehen. Genauso werden auch automatisiert Protokolle hinterlegt, die durch Interaktionen Ihrer Kunden oder Interessenten veranlasst sind. Intelligente Marketing Automatisierung ist darüber hinaus in der Lage, Trigger zur Kommunikationssteuerung eigenständig sowohl zu den Datensätzen hinzuzufügen als auch solche wieder zu entziehen.

Wenn zum Beispiel ein Interessent einen Kauf tätigt, würde ihm das System den tag „Interessent“ entziehen und den tag „Kunde“ zuweisen. Ebenso würde es dem zugehörigen Datensatz automatisiert einen tag für das gekaufte Produkt bzw. die gebuchte Dienstleistung hinzufügen. Damit lassen sich zum Beispiel zum Produkt passende, Mehrwert liefernde Informationskampagnen automatisiert auslösen, Angebote über nützliche Produktergänzungen oder Zusatzdienstleistungen wie Wartungsverträge etc. anbieten. Auch Upgrades oder Cross-Sellings können in vordefinierten Zeitabständen angeboten werden.

Marketing Automation kann neben Emails und SMS auch Chatbots automatisiert aktivieren, über automatisierte Post-Versandstraßen Postkarten oder Briefe drucken, couvertieren, frankieren und zum Postversand vorbereiten.

Auch ein CRM ist nur eine Komponente der Marketing Automation

Bei grober Betrachtungsweise ergeben sich zwar Überschneidungen dennoch ist ein CRM alleine noch kein Marketing Automatisierung System. Ganz einfach ausgedrückt: Ein CRM verwaltet Daten und bietet eine Oberfläche zur manuellen Datenverwaltung und ein Marketing Automation System verwaltet Daten und steuert Prozesse automatisiert. Dennoch kann keinesfalls das Eine das Andere ersetzen.

Unternehmen deren Prozesse voll automatisiert ablaufen, können auf ein CRM verzichten. Wie zum Beispiel Amazon. Geschäftsmodelle, die jedoch auf der Basis von Dienstleistungen oder erklärungsbedürftiger Produkte ablaufen, brauchen sowohl Marketing Automation als auch ein CRM.

Umsatzsteigerungen zwischen 10-30% sind im Zusammenspiel mit Lead Scoring und Lead Nurturing durchaus üblich. Allerdings werden mit Hilfe von automatisiertem Lead Nurturing auch Verlagerungen im Kerngeschäft zugunsten lukrativerer Aufträge möglich. Und in diesem Zusammenhang sind Umsatzsteigerungen bis hin zum vervierfachen keine Seltenheit.

Einfachere Umsetzung durch adaptierbare Modul-Bausteine

Als zertifizierter Consultant für Marketing Automatisierung habe ich mich einer großen Mastermind Gruppe aus 650 Unternehmen zur Marketing Automatisierung angeschlossen. Dazu gehören beratende Experten genauso dazu, wie Experten unterschiedlichster Branchen, die Ihre eigene Unternehmens-Automatisierung selbst umgesetzt haben. Wir unterstützen uns gegenseitig bei unseren Kunden-Projekten und über diese Mastermind sind vorgefertigte Baukasten-Module vieler Branchenlösungen verfügbar, die Sie ggflls. für Ihre Zwecke adaptiert werden können.

Marketing Automation verändert Unternehmensstrukturen

In vielen Unternehmen haben sich im Laufe der Zeit „Silo-Systeme“ entwickelt, in der ein Mitarbeiter nicht mehr weiß und nicht mehr nachvollziehen kann, was der andere macht. Zahlreiche Prozesse laufen doppelt und dreifach. In vielen Unternehmen ist es sogar so, dass die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Systeme verwenden, die nicht miteinander kompatibel sind. Hier sind Mitarbeiter tagtäglich in unzähligen Stunden damit beschäftigt, wichtige Daten von einem System ins andere zu übertragen. Entweder durch abtippen oder per Copy & Paste.

Damit wird unnötig sehr viel Arbeitszeit vergeudet und Ressourcen gebunden, die eigentlich für produktive Aufgaben gedacht waren. Andere, eigentlich wichtige Prozesse werden übersehen oder vernachlässigt. So werden Kunden vergrault und viel Geschäft wird an den Wettbewerb verloren.

Da sich solche langjährigen Fehlentwicklungen nicht in kurzer Zeit ausgleichen lassen, kann hier mit Robotik-Systemen Abhilfe geschaffen werden. Hier übernimmt intelligente Software die manuelle Übertragung der Daten von einem System ins andere. Bei fehlenden Schnittstellen greifen diese Robotiksysteme die zu übertragenden Daten automatisiert von der Benutzer Oberfläche ab und fügen sie ins andere System auch über die Benutzeroberfläche ebenso automatisiert wieder ein.

Glücklicherweise sind sowohl Robotiksysteme als auch Marketing Automatisierung gut erschwinglich. Automatisierungsprojekte halten sich daher in einem überschaubaren Rahmen und sind mit kurzen ROI relativ rasch wieder refinanziert.

Mit Marketing Automation lassen sich solche eingeschliffenen Betriebsblockaden relativ smart dann endgültig ausmerzen. Prozessdaten werden fortan zentral gesammelt und beteiligte Abteilungen brauchen systembedingt keine eigenen Datensammlungen mehr übertragen oder pflegen. Durch die aktuellen Datenschutzbestimmungen müssen personenbezogene Daten ohnehin zentral verarbeitet und verwaltet werden. Zu diesen gehören auch die Daten von Ansprechpartnern Ihrer Kunden. Warum also nicht gleich alle Daten zentral verwalten, die irgendwo und irgendwann einem Kunden direkt oder projektbezogen zugeordnet werden müssen.

Damit verfügen alle Abteilungen mit direktem Kundenkontakt über alle relevanten Daten und einzelne Mitarbeiter sind im Zugriff nur noch durch individuell definierte Berechtigungen eingeschränkt. Jetzt kommuniziert das Unternehmen gegenüber Kunden genauso, wie diese es erwarten, als Einheit und mit einer Sprache. Das steigert die Kundenzufriedenheit und fördert die Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen.

Marketing Automation Systeme kommunizieren automatisiert innerhalb des Unternehmens sowie nach außerhalb des Unternehmens. Also mit Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern, externen Erfüllungsgehilfen und Lieferanten. Bei konsequenter Umsetzung wirken diese Software-Systeme auf den Verkauf, Service, Finanzbereich und die interne Kommunikation.

Auch zwischen „Meyer und Huber“ werden potentielle Spannungsfelder abgebaut, weil nicht mehr Meyer an Huber eine Anweisung gibt, sondern das System Huber an seine Aufgabe erinnert. Das gesamte Unternehmen profitiert also von der Automatisierung.

Marketing Automation mag zwar im einen oder anderen Bereich einen Arbeitsplatz überflüssig machen. Im Großen und Ganzen werden Mitarbeiter jedoch lediglich von unnötigen Zeitfressern und Störungsquellen entlastet und gewinnen Freiräume für produktivere Aufgaben. Und wenn ein Mitarbeiter aus einem Aufgabengebiet freigesetzt wird, kann er automatisiert in alternative Aufgaben eingearbeitet werden.

Genauso werden jetzt echte Job-Rotation Modelle umsetzbar, die es ermöglichen, dass ein Mitarbeiter die Aufgaben eines anderen übernehmen kann. Für spezielle Anforderungen kann er dann auch automatisiert eingeschult werden.

Auf diese Weise kann auch dem zunehmenden Fachkräftemangel mit vorhandenen Ressourcen viel wirksamer begegnet werden.

Daten sammeln und analysieren

Auch im Marketingbereich darf Marketing Automatisierung nicht mit der simplen Automatisierung von statischen Email Listen verwechselt werden. Marketing Automation Strategien haben im Wesentlichen die Aufgabe, Kunden auf ihrer Customer Journey automatisiert und intelligent zu begleiten und langfristige Bindungen zu erzeugen.

Ein solches Tool soll mit Hilfe von Trackingcodes selbst Besucherdaten sammeln, Verhaltensprofile erstellen und pflegen. Dazu nutzt es aktuelle Technologien aus dem Big-Data. Damit kann auch ermittelt und dokumentiert werden, auf welchem Informationslevel der Customer Journey ein Besucher, Lead oder Kunde angelangt ist.

Mit Marketing Automatisierung ist es möglich Interessenten zum richtigen Zeitpunkt mit den relevanten Informationen zu versorgen.

Diese gewaltige Innovation im Marketing steht aktuell bereits KMUs zur Verfügung, ohne dass Sie über große Investitionen oder größere Marketingbudgets nachdenken müssen.

Automatisierte Lead Generierung

Herkömmliche Strategien zur Neukundengewinnung, wie Kaltakquise per Telefon und andere verlieren zunehmend an Effizienz. Dabei braucht man bloß mal an die simple Tatsache denken, dass mittlerweile im Branchenquerschnitt 10-12 Telefon Anwahl Versuche erforderlich sind, um einen Entscheider überhaupt zu erreichen. Und wie oft muss nachgefasst werden, bis  überhaupt mal ein Gespräch zustande kommt. Heutzutage recherchieren Interessenten selbst nach Produkten und Lösungen wenn sie einen Bedarf erkennen.

Kalt telefonierende Vertriebs-Assistenzen sehen sich deshalb immer öfter mit spezifischen Fragen konfrontiert, die sie als reine Akquisitions-Gehilfen aufgrund fehlender Fachkompetenz gar nicht beantworten können. Telefon ist zwar immer noch ein wichtiger Kommunikationskanal aber zur Kaltakquise völlig überholt. 

Je nach Branche und Geschäftsmodell müssen für die Gewinnung eines qualifizierten Leads zwischen 200 und 400 Euro an Kosten veranschlagt werden. Für dieses Geld kann ich über automatisierte Online Marketingstrategien je nach Branche und Geschäftsmodell die 7 – 20 fache Menge an qualifizierten Leads generieren.

Anhand der selbst ermittelten Trackingdaten kann ich bei potentiellen Kunden qualifiziertes Lead Nurturing mit relevantem Content betreiben und diese ganz gezielt weiterentwickeln.

Marketing Automation – ein unglaublich günstiges Software System

Marketing Automatisierung umschreibt ein Software System zur ganzheitlichen Unternehmenskommunikation. Innerhalb des Unternehmens genauso wie nach außen. Ebenso werden reagierende Interaktionen auf die ausgehende Kommunikation erfasst. Das alle mit nur einem System, das mit vielen kleinen Applikationen für beinahe unzählige Aufgabenstellungen erweitert werden kann.

Das alles zu einer unvorstellbar niedrigen Gebührenstruktur, die solche Systeme sogar für Selbständige Einzelkämpfer erschwinglich macht. Der scheinbar größte Aufwand zur Implementierung liegt in der einmaligen Dokumentierung und Optimierung Ihrer einzelnen Geschäftsprozesse. Einmal aufgesetzt, arbeitet so ein System an 365 Tagen im Jahr, rund um die Uhr für Ihren Nutzen. Es beansprucht weder Freizeit noch Urlaub. Viele Prozesse laufen voll automatisiert, ohne dass ein Mensch eingreifen müsste.

Beitragsbild: ©fotomek – stock.adobe.com

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