Halten Sie Ihr Unternehmen mit automatisierter Personalkommunikation im Flow

PersonalkommunikationAuch in der Personalkommunikation gibt es zahlreiche, sich wiederholende Prozesse, die zeitaufwendig sind und deshalb lästig erscheinen. Andererseits sind diese überaus wichtig, damit das operative Geschäft im Alltag reibungslos ablaufen kann.

Gerade hier bieten sich viele Ansatzpunkte, durch Automatisierungslösungen Aufwand und Kosten massiv zu senken und für das gesamte Unternehmen reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

Hier einige Beispiele:

  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Onboarding zeitweise eingestellter Mitarbeiter und Aushilfen
  • Onboarding externer Dienstleister, die im operativen Geschäft mitwirken
  • fachspezifische Schulungen der Mitarbeiter
  • Generelle Information interner und externer Mitarbeiter

Insbesondere neuen Mitarbeitern sowie solchen, die nur zeitweise im Unternehmen tätig sind, müssen viele grundlegende Informationen nahe gebracht bzw. vermittelt werden. Nur so können diese sich als die Neuen in den eingeschliffenen Abläufen des Tagesgeschäfts rasch zurechtfinden.

Ein anderer, wichtiger Aspekt sind die Werte die im Unternehmen gelebt und nach außen vertreten werden sollen. Gewissermaßen die mentale Corporate Identity.

Werden diese Informationen nicht sorgfältig und jederzeit nachvollziehbar vermittelt, dann können Mitarbeiter im Tagesgeschäft zum Bremsklotz mutieren. Spätestens sobald sie mit Entscheidungen konfrontiert werden.

Beispiele für Informationen, die im Einzelfall für alle Mitarbeiter wichtig sein können:

  • Wer macht was im Unternehmen?
  • Wer muss über welche Ereignisse informiert werden?
  • Wer trifft welche Entscheidungen?
  • Wo befindet sich was im Unternehmen?
  • Wie sind die internen Prozessabläufe? (z.B. bzgl. Büromaterial, Kopierer, Drucker, Pausen, Arbeitszeit, Gleitzeit, Erledigungen, Urlaub, Krankheit)
  • Wie werden Anregungen, Hinweise, Verbesserungsvorschläge usw. kommuniziert?
  • Mit welchen Kunden sind welche besonderen Abläufe vereinbart?
  • Mit welchen Kunden sind welche Sonderregelungen vereinbart?
  • Welche Sonderregelungen sind kostenfrei und welche sind kostenpflichtig?
  • Welche Art von Sonderwünschen der Kunden werden wie erfüllt?
  • Welche Rabatte werden unter welchen Bedingungen gewährt?
  • Wie wird mit Reklamationen umgegangen?

Es mag durchaus sein, dass manche Mitarbeiter diese Informationen teilweise nur im Einzelfall brauchen. Doch wenn sie gebraucht werden und nicht abrufbar sind, kann das erhebliche Störungen und Unruhe im Tagesgeschäft verursachen.

Wenn diese Informationen manuell und nur bei Einweisung oder im Bedarfsfall vermittelt werden, dann beansprucht das einen enormen Zeitaufwand. Andererseits ist kein Mensch in der Lage, sich diese Informationen bei einmaligem hinhören zu merken.

Dabei könnte jeder Mitarbeiter systematisch und automatisiert in diese Dinge eingewiesen sein. Zudem ist es sicher hilfreich, wenn diese Informationen in regelmäßigen Abständen immer wieder mal in Erinnerung gerufen bzw. geschult werden. Das kann vollständig automatisiert ablaufen. Wichtig ist, dass es getan wird.

Zudem sollten diese Informationen für jeden Mitarbeiter zugänglich hinterlegt sein. Damit er eigenständig, ihm weniger geläufige Dinge auch mal auffrischen kann, wenn er sie braucht.

Haben die Mitarbeiter keine Informationsmöglichkeit über diese Prozesse, kann das eklatante Behinderungen im operativen Geschäft herbeiführen. Und bald weiß die linke Hand nicht mehr, was die rechte macht.

Gleichzeitig kann Nährboden für viele negative Entwicklungen entstehen, wie Unzufriedenheit, Missgunst, Intrigen, Ausgrenzungen und Mobbing. Dinge also, die ein mittelständisches Unternehmen überhaupt nicht gebrauchen kann.

HR Aufgaben sind in vielen Klein- und kleineren mittelständischen Unternehmen Chefsache. Doch der Chef sollte sinnvollerweise mehr am Unternehmen arbeiten als im operativen Geschäft.

Aber auch ein Personalmanager konzentriert sich besser auf aktuelle Dinge als sich mit wiederkehrenden Prozessen unnötig zu verzetteln.

So bieten innovative Automatisierungslösungen enormes Potential, um Chef und Führungskräfte deutlich zu entlasten. Damit bleibt der gesamte operative Bereich im Fluss, ohne unnötigen Arbeits- und Zeitaufwand.

Automatisierte Personal-Kommunikation kann außerdem Kontrolle darüber verschaffen, wer wann, welche Information tatsächlich aufgenommen hat. So lassen sich auch Informationsmuffel zeitig erkennen und zum erforderlichen Informationskonsum anhalten.

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