Termine automatisiert online verwalten

Als Unternehmer führen Sie sicher auch einen Terminkalender?

Vielleicht führen Sie diesen selbst, lassen ihn aber auch gleichzeitig von einer Assistenz oder einer Sekretärin verwalten?

Kommt es da gelegentlich zu Überschneidungen, die dann evtl. unangenehme  Rücksprachen bzw. Umbuchungen zur Folge haben? Solche Umstände kennen mehr als Sie vielleicht denken.

Termin ausgefallenZudem beklagen Betroffene sowohl im Außendienst als auch im Innendienst aber auch Unternehmer immer wieder Termin-Ausfälle bzw. kurzfristige Termin-Absagen. Entweder weil der Termin schlichtweg in der Hektik des Alltags vergessen wurde oder weil der Gesprächspartner diesem Termin eine geringere Priorität beimisst.

Ebenso häufig kommt es vor, dass elektronische Terminbestätigungen nicht mit dem Empfänger-CRM bzw. mit dem Terminkalender des Empfängers kompatibel sind und Termine schon deshalb übersehen werden, weil der Empfänger diese in seinem Terminkalender nicht abspeichern kann.

  • Wie können Sie nun die Terminquoten für sich und Ihre Mitarbeiter verbessern?
  • Wie können Sie Überschneidungen bei Terminbuchungen vermeiden?
  • Wie können Sie Gesprächspartnern für einen Termin mit Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern eine höhere Priorität vermitteln?


Als sehr effiziente Methode hat sich in dieser Hinsicht eine automatisierte Online-Terminverwaltung in Verbindung mit automatisierten Kommunikationskampagnen durch ein vollständig datenschutzkonformes Kommunikationssystem bewährt.

Wie funktioniert das?

Dazu wird Ihr Terminkalender zentral im Internet hinterlegt. Das könnte z. B. auf einer Unterseite der Firmenhomepage oder in einem Portal  sein.

Dabei kann die Terminbuchung von Ihnen selbst bzw. von Ihrer Assistenz manuell durchgeführt werden.

Genauso können Sie Ihren Interessenten aber auch nach frei definierbaren Kriterien begrenzte Zeitfenster anzeigen lassen, wo er sich den Termin selbst auswählen kann.

Mit der Terminbuchung wird gleichzeitig ein automatisierter Kommunikationsprozess ausgelöst, die beide Terminpartner systematisch per Email und/oder per SMS auf den Termin vorbereitet. Damit werden Priorität und Niveau des vereinbarten Termins unweigerlich angehoben.

Sie bzw. Ihr Mitarbeiter werden von diesem System automatisiert erinnert, welche Unterlagen  seitens Ihres Hauses bis wann noch vorbereitet werden sollen. Außendienstmitarbeiter könnten auf die Fahrtroute und evtl. mit einem Zeitplan vorbereitet werden.

Gleichzeitig wird der Gesprächspartner automatisiert vorbereitet und damit unaufdringlich wiederholt an den Termin erinnert.

Z.B. bei einem Termin in Ihrem Haus bekommt Ihr Terminpartner  bis zum Termin je nach Zeitrahmen 1-3 Mails mit Informationen wie,

  • Eine Terminbestätigung in einem mit allen gängigen Terminkalendern kompatiblen Format
  • Beschreibung wie man am besten anfährt,
  • Beschreibung wo und wie man am besten parken kann,
  • Hinweise Wo bzw. bei wem er sich bei Ankunft melden kann
  • Beschreibung, wie er am besten zu Ihrem Büro im Gebäude findet
  • Hinweis, welche Unterlagen er sinnvollerweise mitbringt

Bei einem Termin in den Räumen des Interessenten bzw. Kunden könnten z.B.  Informationen vermittelt werden, wie

  • Eine Terminbestätigung in einem mit allen gängigen Terminkalendern kompatiblen Format
  • ergänzende Details über den Gesprächsgrund
  • Hinweise über noch erforderliche oder hilfreiche Informationen bzw. Unterlagen, die der Gesprächspartner vorbereiten wollte
  • Ankündigung bzw. Bestätigung darüber, welche Unterlagen Sie oder Ihr Mitarbeiter zum Termin mitbringen

Ihr Nutzen aus einem solchen System:

  • Bis zu 90 % Zeitersparnis bei der Terminverwaltung
  • Überschneidungen werden ausgeschlossen
  • Terminausfälle tendieren gegen „0“
  • Beide Seiten werden auf den Termin gut vorbereitet
  • Deutliche Anhebung von Priorität und Niveau der Termine
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