Stolpern Sie nicht mit einer Visitenkarte über die EU-DSGVO!

EU-DSGVO und Visitenkarten

Als Unternehmer haben Sie sicher schon die eine oder andere Visitenkarte entgegengenommen?  😉 Blöde Frage – Natürlich! – Es ist ja vor allem in der Geschäftswelt seit langen Zeiten Gang und Gäbe, sich seinen Gesprächspartnern mit der Übergabe einer Visitenkarte vorzustellen.

Nun, ich bin kein Rechtsberater. Deshalb schildere ich jetzt anhand dessen, wie ich die DSGVO verstanden habe und aus meiner Sicht, wie sich dieser Vorgang gestalten könnte und was dieser alles auslöst:

Visitenkarten tauschenZunächst halte ich mit der Visitenkarte so eine Art Gedankenstütze in der Hand, die mich während eines Gesprächs an den Namen meines Gesprächspartners erinnert. Wenn ich jetzt durch den Gesprächsinhalt zu dem Ergebnis komme, dass ich mit dem Überreicher weiteren Kontakt pflegen möchte, dann möchte ich die Daten der Visitenkarte ins Adressverzeichnis meines Handys und logischerweise auch in mein CRM übernehmen.

Seit dem 25.5.2018 darf ich das aufgrund der DSGVO Bestimmungen jedoch nicht mehr so ohne weiteres. Ich muss nämlich den Überreicher ausdrücklich um Erlaubnis fragen, ob und wie ich die Daten seiner Visitenkarte weiter verarbeiten darf.

Im Sinne von Art. 13 DSGVO stellt die Entgegennahme einer Visitenkarte bereits eine Erhebung personenbezogener Daten  dar. 

Wenn ich nun die Visitenkarte im Anschluss an das Gespräch zurückgebe oder vernichte, passiert nichts.

Ein Mamutprozess nur wegen einer Visitenkarte?

Möchte ich den Kontakt jedoch über das gerade geführte Gespräch hinaus aufrechterhalten, muss ich demnach jetzt fragen, ob ich mir die Daten in mein Handy bzw. mein CRM übernehmen darf.

Außerdem muss ich fragen, ob ich die Person unter der angegebenen Handy- bzw. Festnetznummer, Email-Adresse kontaktieren darf; ob ich eine SMS senden darf, ob wir ein Zeitfenster für ein Telefongespräch per Email abstimmen wollen usw..

Gleichzeitig muss ich zu diesem Zeitpunkt dem Überreicher nun zeitnah eine Transparenzerklärung zur Kenntnis geben, die insgesamt 14 Punkte umfasst. 

Wenn ich nun alle diese Vorschriften manuell erfüllen wollte, würde das einen enormen bürokratischen Aufwand bedeuten, der meiner Meinung nach jede angenehme Gesprächsatmosphäre im Keim ersticken würde. Doch andererseits komme ich an diesen Vorschriften überhaupt nicht vorbei. Es wäre auch keine Lösung, auf die Entgegennahme einer Visitenkarte zu verzichten.

Schließlich sind die Anbahnung neuer Kontakte sowie die Pflege bestehender Kontakte in jedem Business essentiell.

Doch es geht auch smart

Im Zeitalter der Digitalisierung lässt sich auch dieser Prozess ganz smart automatisieren und damit sowohl vertrauensbildend als auch datenschutzkonform und rechtssicher gestalten.

Nachdem ich mir die Erlaubnis zur Verarbeitung der Daten eingeholt habe, könnte ich die Visitenkarte mittels einer Smartphone App abfotografieren und die Daten automatisiert an mein System senden.

Im gleichen Augenblick noch schickt mein System eine Begrüßungs-Mail an meinen Gesprächspartner, in der ich mich für das soeben geführte Gespräch bedanke und ihm hiermit DSGVO-Konform meine Transparenzerklärung zur Verfügung stelle. Mit der Signatur erhält er nämlich auch einen Link zu meiner vollständigen Transparenzerklärung. Gleichzeitig evtl. noch einen Link, über den er sich zum Beispiel gerade besprochene Unterlagen downloaden kann.

Gleichzeitig erhält er eine SMS Mitteilung, dass meine Email soeben an ihn versandt wurde. Auf diese Weise erhält er meine Nachricht, noch während ich mit ihm im Gespräch bin. Das verschafft mir Gelegenheit, die Atmosphäre aufzulockern und eine vertrauensvolle Basis für weitere Kontakte zu schaffen. 

DSGVO-Visitenkarten

Sehen Sie hierzu auch einen Ausschnitt aus einem Vortrag im Rahmen einer Fortbildung über genau dieses Thema. Dieser Vortrag wurde in Abstimmung mit dem Datenschutzexperten und Fachanwalt, Herrn Dr. jur. Stefan Gärtner erarbeitet.